Microsoft Teams

Remote Teaching

Microsoft Teams

Microsoft Teams

Microsoft Teams is een krachtige samenwerkingsomgeving, dat onderdeel is van Microsoft Office 365. De Microsoft Teams omgeving kan gebruikt worden voor het hosten en plannen van vergaderingen (video calls), het voeren van fora-discussies, het maken van opnames (volgens AVG richtlijnen), het delen van - en samenwerken in - documenten en vele andere activiteiten.

Microsoft Teams heeft veel handige toepassingen voor samenwerking en communicatie, maar net als bij elke tool zullen de voor- en nadelen van het gebruik zorgvuldig overwogen moeten worden bij het ontwerpen van onderwijs. Geen enkele tool is perfect en ook Microsoft Teams heeft limieten. Bekijk deze pagina om te besluiten of Microsoft Teams een oplossing is voor jouw onderwijs.

Het laatste nieuws over de functionaliteiten en het gebruik van Microsoft Teams binnen Universiteit Leiden is te vinden op deze helpdesk portal pagina.

Wie kan Microsoft Teams gebruiken?

  • Alle medewerkers enn studenten van de Universiteit Leiden hebben toegang tot Microsoft Teams via Office 365. Inloggen doe gebeurt met de UCLN user name @vuw.leidenuniv.nl en je UCLN paswoord: bijvoorbeeld, jannsenp@vuw.leidenuniv.nl voor een medewerker, of s4174965@vuw.leidenuniv.nl voor een student.
  • Gastmedewerkers met een tijdelijke status, hebben niet automatisch toegang tot Microsoft Teams. Deze gebruikers kunnen een account aanvragen via ISSC helpdesk.
  • Gastdocenten en anderen zonder UCLN account kunnen door middel van hun email adres worden toegevoegd aan MS Teams.
  • Alle medewerkers van de Universiteit Leiden kunnen een Team aanmaken. Teams kunnen tot 10,000 leden hebben. Er kunnen maximaal 300 mensen aan een vergadering (video call) deelnemen.
  • Leden kunnen verschillende rechten hebben, zoals het toe kunnen voegen van andere gebruikers, het veranderen van de structuur van het Team, toevoegen of verwijderen van documenten en opmerkingen, het maken van calls etc.
  • Het is ook mogelijk mensen uit te nodigen en hen zelf te laten kiezen of ze lid willen worden. Uitleg hierover is te vinden op deze helpdesk portal pagina.
  • Het is (nog) niet mogelijk om deelnemers in bulk toe te voegen. Meer informatie hierover is te vinden op deze pagina.

Hoe kan Teams gebruikt worden op een toegankelijke manier?

Ondertiteling. Ondertiteling is een uitstekende tool om toegankelijkheid voor iedereen die deelneemt aan een video call te vergroten. Op dit moment is er in Teams de mogelijkheid om automatisch live ondertiteling te genereren. De gesproken woorden worden getranscribeerd en vertaald in verschillende andere talen (waaronder Nederlands). Omdat ondertiteling en transcriberen automatisch gebeurt, kan de kwaliteit verschillen.

Maak gebruik van de chat. Tekst is beter toegankelijk dan een live video of geluidsopname. Maak gebruik van een moderator of notulist tijdens je les om vragen te verzamelen, antwoorden te transcriberen, belangrijke informatie op te schrijven etc. Dit zorgt er voor dat alle studenten die moeite hebben alles tegelijk te volgen hier zaken later terug kunnen lezen.

Deel waar mogelijk documenten direct in plaats van via het scherm. Geef studenten toegang tot te gebruikte presentaties (zoals powerpoint bestanden) en andere tekstbestanden, zodat zij bijvoorbeeld tekstgrootte en kleur kunnen aanpassen.

Ander algemeen advies over toegankelijkheid lees je op deze pagina.

    Welke onderwijsactiviteiten zijn geschikt voor Microsoft Teams?

    In deze sectie concentreren we ons op de technische adviezen over formats en activiteiten. Algemeen didactisch advies vind je in het hoofdstuk Didactische overwegingen.

    Kleine Interactieve sessies

    Vanwege de mogelijkheden voor interactie en integratie van een samenwerkingsomgeving is Teams een uitstekende tool om te gebruiken voor kleine interactieve sessies. Teams kan zowel gebruikt worden voor stabiele groepen (bv voor project gericht onderwijs) en veranderende groepen (zoals bijvoorbeeld kleinere discussiegroepen) door gebruik te maken van kanalen en video calls.

    • Microsoft Teams ondersteunt (video) vergaderingen die audio, en als daar de voorkeur naar uitgaat video, gebruiken. Een maximum van 9 deelnemers is zichtbaar op het scherm, en de spreker kan met een pin vastgezet worden onder presenter mode.
      • Het initiëren van een video vergadering. Je kan een call spontaan of gepland starten in een kanaal in de Teams. Je kan ook de Kalender tab gebruiken om de call in te plannen. Het is ook mogelijk, als jouw versie dat toestaat, om via Outlook een vergadering in te plannen. Kijk naar deze tutorial hoe je een vergadering in Microsoft Teams aanmaakt.
    • Gebruik de chat mogelijkheid en de kanalen voor studenten om vragen te stellen en elkaar te beantwoorden.
      • Elke (video) vergadering creëert een aparte chat waar deelnemers, spreker en moderator dingen met elkaar kunnen bespreken, vragen kunnen stellen en elkaar kunnen ondersteunen. Je kunt ook links delen. Deze chat draad blijft beschikbaar in het kanaal waar het was gestart of in de chat tab (als de vergadering op een andere manier was gestart)
    • Faciliteer discussies en interactie.
      • In Teams kan je deelnemers niet automatisch in breakout rooms zetten, zoals in Kaltura Live Rooms. Maar je kunt wel meerdere simultane vergaderingen starten. In elke Teams kunnen meerdere kanalen worden aangemaakt. Je kan hier per kanaal een aparte simultane vergadering starten. Kijk in deze 4 minuten tutorial hoe je dit doet.
      • Je kan ook gewoon meerdere vergaderingen in plannen, met aparte links en deze gebruiken als werkgroepen of breakout rooms.
      • Gedurende de sessie kan je dingen op je scherm delen, bijvoorbeeld voor een presentatie of documenten die nog niet met de groep gedeeld zijn. Terwijl je het scherm deelt, blijf je als spreker ook zichtbaar. Dit betekent dat je zichtbaar blijft voor studenten terwijl je de slides laat zien.
      • Voor meer algemeen advies over de format van kleine interactieve sessies kijk je op deze pagina.

    Grotere, minder actieve sessies*

    Teams ondersteunt tot 300 gebruikers in een (video) vergadering. Het is erg belangrijk om internetverbinding en bandbreedte te checken als je een (video) vergadering start. De meeste technische problemen in (video) vergaderingen worden veroorzaakt door problemen aan de gebruikerskant met het internet. Zie dit document voor advies wat je hier aan kan doen. De (video) vergaderingen kunnen op verschillende manieren gepland en gestart worden, en deelnemers kunnen binnen komen via een uitnodiging, of door te worden toegevoegd. Lees de onderstaande afwegingen voordat je kiest om Teams te gebruiken voor grotere sessies:

    User Management – op dit moment zijn Microsoft (de ontwikkelaar van MS Teams) en D2L (ontwikkelaar van Brightspace) bezig om een integratie van de twee systemen te ontwikkelen. Totdat dit is ontwikkeld, getest en geïmplementeerd in de architectuur van de Universiteit Leiden moeten gebruikers handmatig worden toegevoegd. Dit kan nu op twee verschillende manieren: (1) met een code die een universele link maakt, of door gebruikers handmatig toe te voegen. Studenten zullen zichtbaar zijn in de user search. Als je een link gebruikt kan het nog steeds zo zijn dat niet iedereen met de link MS Teams ook kan binnenkomen. Je kan met een link tevens niet voorkomen dat andere gebruikers zich ook toegang verschaffen. Zie dit blog over Troll Control.

    Stabiliteit – Het gebruik van een Teams omgeving op deze schaal geeft zowel didactische als technische vraagstukken. De stabiliteit van (video) vergaderingen voor grote groepen kan altijd technische problemen geven. De risico’s hierop kunnen worden beperkt door studenten en docenten door te letten op het advies over internet connectie, maar kunnen niet geheel vermeden worden.

    Moderatie – Groepen van meer dan 50 zijn beter hanteerbaar als er een moderator aan wordt toegevoegd. Zelfs voor de basis interacties tijdens het college (zoals een vraag en antwoord draad) is het aanwijzen van een getrainde moderator essentieel, zie hiervoor deze pagina. Moderators helpen het proces, ordenen, beantwoorden simpele vragen, zorgen dat een teveel aan audio en video herrie beperkt wordt en houden zich bezig met de interactie van studenten. Lees in deze blog meer over de rol van moderatie in onderwijs.

    Toegankelijkheid – Het inrichten van een stabiele online omgeving betekent de noodzakelijkheid van een hoge kwaliteit hardware, hoge snelheid internet (landline ipv WiFi), en een rustige werkomgeving zonder interrupties. Niet alle studenten hebben dit beschikbaar. Prioriteit moet gegeven worden aan ondertiteling en transcriptie ten behoeve van alle studenten.

    • De standaard MS Teams (video) vergadering kan tot 300 deelnemers ondersteunen. Er is geen speciale toestemming vereist, maar de team manager kan bepalen of deelnemers wel of niet een video vergadering kunnen starten, en in welke kanalen.
    • Tot 9 tiles kunnen op het scherm gezien worden. De tiles worden geselecteerd op basis van gebruikers activiteit: ieman die spreekt zal zichtbaar worden op het scherm. De andere tiles worden willekeurig weergegeven. Up to 9 videos can be seen at once. Videos will display based on user activity: when someone in the call talks, their video will appear on everyone’s screen. The remaining screens will be randomised.
    • Deze grotere bijeenkomsten staan minder interactie toe. Ze kunnen echter gebruikt worden samen met break out sessies in de kanalen om diepere, meer actieve interactie in kleine groepen te stimuleren. Je kunt ook tools in de less gebruiken voor interactie. Check bij je ICTO coordinator welke polling tools beschikbaar zijn binnen jouw faculteit.
    • Als je op deze schaal live synchrone onderwijs bijeenkomsten organiseert is het ten zeerste aanbevolen om regelmatige pauzes in te lassen voor concentratie en focus bij de deelnemers.

    Online Samenwerken*

    • Online samenwerken kan het beste worden gefaciliteerd door een teams omgeving of aparte kanalen binnen een team. Kanalen kunnen worden gemodereerd door de Team manager, en kunnen prive of publiek zijn. Als Team manager kan je beheersen wie welke kanalen ziet.

    Geven en ontvangen van feedback*

    Door gebruik van chat, het delen van documenten en (video) vergaderingen in Teams is het makkelijk om feedback te geven van docent naar student, en tussen studenten onderling.

    Een op een conversaties met individuele studenten*

    Microsoft Teams heeft de Leiden University accounts geintegreerd, zodat je studenten makkelijk kunt bereiken via UCLN. Dit kan met een video vergadering, audio vergadering of een chat.

    Het afnemen van mondelinge examens met individuele studenten*

    Het uitnodigen van gastsprekers, experts of andere sprekers*

    • Het zou jammer zijn als het niet meer mogelijk is om academici van andere universiteiten of professionals buiten de universiteit hun input te laten geven in het academisch onderwijs. In MS Teams is het mogelijk om gasten toe te voegen tot een team of een video vergadering.
    • Een andere goede optie is om een van te voren opgenomen video of interview tijdens het college te laten zien door het scherm te delen met audio enabled.

    Lecture Capture*

    • Van te voren video opnemen en dit eerder te publiceren betekent dat je de live momenten tijdens college op een andere manier kunt gebruiken.
      • Recording in Teams: In de video vergadering kan je onder andere opties “ Start Recording” selecteren. Het is aan te bevelen om een extra microfoon en een betere webcam te gebruiken om de kwaliteit te verhogen. De opname laat zowel je webcam als je gedeelde scherm zien, of als je dat wilt alleen je webcam. Wees je er van bewust dat de opname de hele interface laat zien, dus ook toolbars en tabs in teams.
    • De opname slaat op als een .mp4 file, maar in tegenstelling tot het bericht op het scherm zal dit niet in de cloud worden opgeslagen maar lokaal op je computer voor 21 dagen. Voor een langere opslag is het belangrijk om de file te downloaden en naar het Kaltura Video portaal te verplaatsen.

    *Hou AVG (GDPR) in de gaten bij alle functionaliteiten van MS Teams, en check je voorgenomen onderwijsgebruik bij je Data Privacy Officer. Sla geen gevoelige of persoonlijke informatie op in MS Teams. Denk er aan dat jij bij een opname vooraf toestemming nodig hebt van alle deelnemers aan de (video) vergadering.