Security

Remote Teaching

Security

Security

Waar de live room te hosten?
Classes/Courses gehost via BrightSpace
Classes/Courses gehost via https://video.leidenuniv.nl
Hoe het wachtwoord in te stellen?
Wanneer moet ik mijn wachtwoord wijzigen?
Externe sprekers
Publieke Evenementen
Hoe om te gaan met ongenode gasten en trollen?
Hoe maak je een deelbare 'Launch Live Room' link?

Waar de live room te hosten
De eerste vraag die je moet stellen (en beantwoorden) als het gaat om veiligheid is "Waar zou ik mijn live room moeten hosten?".

In principe komt het antwoord hierop neer:

Heeft de cursus een BrightSpace-cursus? Zo ja, dan kunt u daar terecht. De meeste, zo niet alle, cursussen hebben een BrightSpace-cursus die er aan gekoppeld is en daar zijn ook alle studenten aan gekoppeld. Dit zorgt ervoor dat elke student van de cursus gebruik kan maken van de 'Launch Live Room' link van de 'Kaltura Media Gallery'.

Als de cursus, vergadering of lezing geen deel uitmaakt van het standaardcurriculum, dan is er waarschijnlijk geen eigen BrightSpace-cursus aan gekoppeld en moet deze dus gehost worden op

https://video.leidenuniv.nl.

Lees het subhoofdstuk voor BrightSpace of https://video.leidenuniv.nl (afhankelijk van het door u gekozen platform).

Classes/Courses gehost via BrightSpace
Wanneer u een les of cursus host via BrightSpace zijn veel van de beveiligingsmaatregelen al geregeld door de automatische aanmaak van de Kaltura Media Gallery waarmee u uw live-sessies kunt hosten/lanceren.

Wanneer u een sessie host via BrightSpace vragen wij u om uw studenten (en hosts/speakers) de 'Launch Live Room' link te laten gebruiken, niet de directe/invite link.

De 'Launch Live Room' link is met de volgende stappen toegankelijk (voor zowel studenten als faculteit) :

- Ga naar brightspace.universleiden.nl.
- Navigeer naar de cursus waarvoor je een live sessie wilt organiseren.
- Kies in de blauwe navigatiebalk op het tabblad 'Course Tools' voor 'Kaltura Media Gallery'.

- Aan de rechterkant van de pagina, net onder de blauwe navigatiebalk, ziet u de knop 'Launch Live Room', druk hierop om uw sessie te starten.

Om er zeker van te zijn dat studenten de 'Launch Live Room' link gebruiken, moet je wel een wachtwoord instellen op de invite link. Dit zorgt er ook voor dat externe mensen niet in uw live roomsessie kunnen komen.

Ga verder met het hoofdstuk 'Hoe het wachtwoord in te stellen'.

Classes/Courses gehost via https://video.leidenuniv.nl
Bij het hosten via het videoplatform zijn er nog een paar veiligheidsproblemen. Meestal omdat elk kanaal standaard is ingesteld op 'privé', wat betekent dat alleen u er toegang toe heeft. Dit betekent op zijn beurt dat u alle studenten als lid moet uitnodigen op het kanaal.

Dit kan nogal wat werk zijn en resulteert helaas vaak in een slechte beveiliging omdat mensen niet de moeite willen nemen om de studenten als lid uit te nodigen. We hebben hier een aantal oplossingen voor.

De facultaire videocoördinator kan u helpen om alle studenten in groten getale uit te nodigen om het harde werk van uw kant weg te nemen, zolang u hun ULCN's of e-mails maar in een lijst kunt aanleveren.

De facultaire videocoördinator kan uw kanaal ook openstellen voor alle gebruikers met een ULCN login, maar dit is niet iets wat we zouden adviseren omdat dit ook veel gevolgen heeft als het gaat om de AVG en copyright wetten.

Ga verder met het hoofdstuk 'Hoe het wachtwoord in te stellen'.

Hoe het wachtwoord in te stellen
Om er zeker van te zijn dat de studenten de 'Launch Live Room' link gebruiken, raden wij aan om een wachtwoord in te stellen op de invite link (dat u niet deelt).

Als een student of externe persoon de invite link/URL zou proberen te gebruiken, dan zou hij/zij het wachtwoord moeten invoeren (die hij/zij niet heeft), waarbij hij/zij de student geen andere keuze heeft dan via de 'Launch Live Room'-link binnen te komen.

Het wachtwoord van de invite link is alleen nodig als je de live room binnenkomt via de directe invite link/URL. Een student, faculteitslid of anderszins die de 'Launch Live Room' link gebruikt, kan de kamer binnenkomen zonder dat wachtwoord (ze zijn al geauthenticeerd via het ULCN login systeem).

Volg hiervoor de volgende stappen:

- Druk op de knop 'Uitnodigen' in de bovenste (zwarte) balk van de live room.

- Klik in de nieuw geopende pop-up op het selectievakje voor 'Require a password'.

- Voer in het tekstvak een wachtwoord in van 14 tot 24 tekens dat niet bestaat uit een woord dat je in het woordenboek kunt vinden (een kleine zin is wel goed).

- Als je minder dan 8 of meer dan 24 tekens hebt, verschijnen de letters in het rood om je te waarschuwen dat je te weinig of te veel tekens hebt gebruikt (zoals in de afbeelding hieronder).

Om uw live sessie goed te beveiligen raden wij u ten zeerste aan om een 24 karakters wachtwoord in te stellen dat bestaat uit:
- Hoofdletters
- Kleine letters
- Speciale tekens
- Nummers

Zoals:

23o!hleIngl9hliNgl9hl(#h

Zoals u kunt zien in de afbeelding wordt de tekst in zwart weergegeven en dit betekent dat het wachtwoord is ingesteld binnen de grenzen van 8 tot 24 karakters.

Je woonkamer is nu beveiligd.

Natuurlijk is een wachtwoord zoals hierboven niet gemakkelijk te onthouden, hiervoor zijn er tools zoals Keepass die u ook kunt gebruiken om soortgelijke wachtwoorden te genereren.

Your live room is now secured.

Wanneer moet ik mijn wachtwoord wijzigen?
Zodra je het wachtwoord dat je eenmaal hebt ingesteld hebt gebruikt (verspreid), moet je het zo snel mogelijk (na of zelfs tijdens de live-sessie) veranderen in een ander wachtwoord.

Ook hier raden wij u sterk af het wachtwoord te geven, tenzij dit absoluut noodzakelijk is, bijvoorbeeld wanneer u een last-minute externe spreker heeft of wanneer de sessie publiekelijk toegankelijk is (zie de laatste subhoofdstukken 'Externe sprekers' en 'Publieke evenementen').

* zelfs wanneer u uw live sessie publiekelijk heeft geadverteerd is het altijd beter om het wachtwoord in te stellen en te verspreiden dan om het niet in te stellen.

Externe sprekers
Wanneer u een evenement houdt met een externe spreker raden wij u ten zeerste aan om een GMS (gast)-account te regelen. Om een dergelijk account te regelen volgt u de procedure zoals hier beschreven:
Vraag een gast (GMS) account aan

Als dit om welke reden dan ook niet mogelijk is (bijvoorbeeld wanneer u een last-minute spreker heeft) moet u een wachtwoord voor dat evenement aanmaken, dit alleen aan de spreker geven en dit direct na afloop van de live-sessie wijzigen.

Publieke evenementen
Wanneer u een 'publiek' evenement houdt, raden wij u aan de volgende best practice te volgen:

- Vraag mensen zich aan te melden voor aanvang van het evenement (met hun e-mail).
- Geef ze de link naar de live room zo vroeg als je wilt.
- Stuur het wachtwoord op de dag van het evenement (zo laat mogelijk) op om te voorkomen dat het zich verder verspreidt dan de genodigden.

Als u om welke reden dan ook echt een publiek evenement zonder wachtwoorden en inschrijving nodig heeft, raden wij u aan contact op te nemen met uw facultair videocoördinator voor verdere hulp bij het maken van de beste keuzes voor uw situatie.

Hoe om te gaan met ongenode gasten en trollen?
Op dit moment is er geen 'kick from the room' optie beschikbaar in Kaltura Live Room. Als om welke reden dan ook iemand zich misdraagt of een ongenode gast de weg naar uw live room vindt (bijvoorbeeld bij een publieksevenement) adviseren wij de ongenode of ongenode gast in de eigen breakout room te plaatsen als een soort geïmproviseerde 'gevangenis'.

Het is mogelijk om een breakout-roomsessie te beginnen met slechts één persoon in de breakout-room terwijl de plenaire sessie verder gaat in de hoofdzaal.