Veelgestelde Vragen

Veelgestelde Vragen

Op deze pagina vind je een overzicht van veelgestelde vragen. Als je tegen problemen aanloopt met Kaltura raadpleeg

kalturavirtualstatus.kaltura.com om te achterhalen of er een probleem is met Kaltura zelf. Als je vragen hebt die nog niet beantwoord zijn op deze pagina kun je op de deOver en Updates pagina zien of jouw vraag binnenkort beantwoord zal worden. Als dit niet het geval is, neem dan contact op met ons via teachingsupport@sea.leidenuniv.nl zodat we jouw vraag kunnen evalueren en wanneer nodig op onze to-do-list kunnen zetten. Heb je alle handleidingen en de FAQ gelezen, maar is jouw vraag nog steeds niet beantwoord? Neem dan contact op met de helpdesk.

Inhoud

  1. Algemene vragen
  2. Opstartproblemen
  3. Technische performance
  4. Microsoft Teams
  5. Vragen over functionaliteiten

Algemene Vragen

Algemene problemen met Live Room zonder duidelijke reden? Probeer dit eens.

Vraag deelnemers om altijd Google Chrome te gebruiken als browser wanneer ze van Kaltura gebruik maken, en vraag ze om hun specificaties te checken via: https://smart.newrow.com/room/...

Wat verder het beste werkt is om te kiezen voor "Launch Live Room" via het platform (Blackboard, Brightspace of Video Portaal) waar de Live Room is gecreëerd. Ook kun je de handleiding, en trouble-shooting website van de Bibliotheek van de Universiteit Leiden raadplegen.
Handleiding: https://blogs.library.leiden.edu/fb-video/docs/manual-videoportal-university-leiden/14-kaltura-live-room/
Trouble-shooting: https://blogs.library.leiden.edu/fb-video/docs/manual-videoportal-university-leiden/14-kaltura-live-room/troubleshooting/

Hoe worden studenten met een functiebeperking ondersteund bij leren op afstand?

Studenten met een functiebeperking kunnen contact opnemen met studentencentrum Plexus voor ondersteuning bij leren op afstand. Zie hier voor meer informatie https://www.student.universite...


Kan ik Microsoft Teams gebruiken voor lesgeven?

Microsoft Teams kan gebruikt worden voor onderwijs. MS Teams leent zich het best voor kleine en interactieve groepen. Daarnaast kun je Microsoft Teams inzetten voor één-op-één gesprekken met individuele studenten en kleine groepen, alsook voor het afnemen van een mondeling examen met een individuele student. Zie de Microsoft Teams voor Onderwijs pagina voor meer informatie.

Microsoft Teams kan gebruikt worden voor het online thuiswerken, het hebben van meetings met collega’s, of op afstand met je collega’s samen te werken. Zie hier voor meer informatie: https://www.medewerkers.univer...

Mag ik Zoom gebruiken?

Nee, Universiteit Leiden gebruikt Kaltura Live Room en Microsoft Teams for remote teaching en werken. Zie voor meer informatie https://www.staff.universiteit...

Welke andere tools kan ik gebruiken?

Zie het tool overzicht voor alle tools die gebruikt kunnen worden. Andere tools dan die niet worden beschreven in het overzicht in de bijgevoegde link, worden niet door de Universiteit Leiden ondersteund. Het gebruik ervan is op eigen risico.


Welke informatie is belangrijk om te delen met mijn studenten?

Bij aanvang van de les is het belangrijk dat de studenten weten welke rechten zij hebben, zoals het aan of uitzetten van hun camera. Mocht je ervoor kiezen een Kaltura Live Room op te nemen, lees dan eerst deze privacy richtlijnen. Ook is het verstandig om met de studenten te delen wat je van ze verwacht tijdens de les.

Voor meer last-minute tips voor aanvang van de les zie de pagina met last minute tips

Voor een powerpoint presentatie template van slides waarin de nodige informatie voor studenten al verwerkt is kun je dit (engelstalige) powerpoint bestand downloaden.

Hoe kunnen mij studenten SPSS gebruiken op een computer waarop dit niet is geïnstalleerd?

Studenten kunnen op verschillende manier gebruik van van SPSS.
1. SPSS via de RemoteApps Server
2. SPSS licentie via SurfSpot
3. Gratis Proefaccount

Voor een uitgebreide (Nederlandstalige) uitleg verwijzen we u naar de volgende link: https://www.organisatiegids.un...

Opstartproblemen

Hoe krijg ik toegang tot Kaltura Live Room?

Alle medewerkers met de volgende functiecategorie hebben automatisch toegang tot Kaltura Live Rooms:

· Hoogleraar

· UHD

· UD

· Docent

· Onderzoeker

· Overig WP

· Promovendus

Het kan zijn dat jij buiten één van deze categorieën valt. Zie hier voor meer informatie: https://blogs.library.leiden.edu/fb-video/docs/manual-videoportal-university-leiden/logging-in/

Hoe verander ik mijn profielfoto in Microsoft Teams/Skype/Outlook?

Microsoft Teams en Skype for Business halen hun informatie uit de hoofd databank van Outlook, om deze reden kan je niets in de tools zelf bewerken. Je kan je profielfoto op de volgende manier aanpassen:

Ga naar https://webmail.campus.leidenu...

Klik op het tandwiel in de rechterbovenhoek en selecteer Opties.

Klik op Algemeen aan de linkerkant om een uitklapmenu naar beneden te rollen.

Klik op 'Mijn account'

Selecteer je profielfoto (leeg) en je kan er nu zelf een uploaden.

Het duurt even voordat ook Microsoft Teams en Skype je profielfoto verwerken, maar uiteindelijk zou alles gesynchroniseerd moeten zijn.

Ik heb alle instructies gevolgd maar ik krijg de "Enable Newrow Live Room" button niet te zien.

Wanneer je de "Enable Newrow Live Room" niet te zien krijgt, komt dit waarschijnlijk doordat je niet de rechten hebt om een Live Room aan te maken. Niet elke medewerker heeft automatisch deze rechten, maar docenten en geselecteerde ondersteunende staf zouden deze rechten automatisch moeten hebben. Behoor je hiertoe? Dan kan je toegang krijgen tot de Live Room door de volgende stappen te ondernemen:

1. Log minimaal één keer in op https://video.leidenuniv.nl/

Of 2. Vraag een account aan via het ISSC Helpdesk Portaal: https://helpdesk.universiteitl...

Ook als je geen rechten krijgt toegekend om een nieuwe Live Room te starten heb je misschien wel rechten nodig om de microfoon van deelnemers uit of aan te zetten, de chat door te nemen en vragen te beantwoorden, of een eigen sessie te hosten. In dit geval kan de docent je hiervoor de rechten verlenen door de volgende stappen te doorlopen:

In Blackboard en/of Brightspace

Om een moderator toe te voegen aan je Live Room voeg je de gebruiker toe die je voor deze rol wilt inzetten, en ken je een van de volgende rollen aan deze gebruiker toe:

- Marker/Grader

- Teaching assistant/Assistant Instructor

- Instructor

- Course Builder


Voor kanalen die op video.leidenuniv.nl worden aangemaakt:

Voeg een nieuwe user toe aan het kanaal met een van de volgende rollen:

- Moderator

- Manager

Als je niet weet hoe je een nieuwe gebruiker moet toevoegen of een bestaande gebruiker moet aanpassen, zie hier voor meer informatie https://blogs.library.leiden.edu/fb-video/docs/manual-videoportal-university-leiden/14-kaltura-live-room/create-a-channel-for-your-room/#adding-users

Let erop dat bovenstaande rollen ook gepaard gaan met bepaalde rechten en verantwoordelijkheden. Zo kan een gebruiker met een ‘Manager’ rol bijvoorbeeld het kanaal aanpassen, en kunnen een ‘Course Builder’ en ‘Instructor’ de cursussen aanpassen. Zorg er dus voor dat je duidelijke afspraken gemaakt zijn over wat deze gebruikers wel of niet mogen doen.

Ik kan mijn studenten niet vinden en ze aan de Live Room toevoegen. Waar zijn ze?

Je kunt alleen die studenten vinden die al eens eerder hebben ingelogd via https://video.leidenuniv.nl/ Wanneer zij eenmaal hebben ingelogd ben je in staat de studenten te vinden. Je kunt er ook voor kiezen om de link van de Live Room met je studenten te delen, in plaats van ze uit te nodigen. De studenten kunnen zich dan zelf bij de Live Room voegen.

Ik krijg een LTI foutmelding

Wanneer je deze foutmelding krijgt is de kans groot dat je een speciaal teken in de titel van je kanaal hebt staan. Zorg er voor je alle speciale tekens verwijdert. Dit geldt ook voor het gebruik van het ampersand teken (&).

Ik krijg een #23000 foutmelding, een OAuth foutmelding of een LTI foutmelding bij het starten van een Live Room van een van mijn kanalen

Het kan voorkomen dat Live Rooms niet op de juiste manier verbonden zijn met een kanaal. Op dit moment wordt er samen met Kaltura gewerkt aan een oplossing. Voor nu kun je proberen een ander kanaal te creëren met de juiste instellingen en dan Live Rooms te activeren. In de meeste gevallen zou dit het probleem moeten oplossen. Je kunt dan het oude kanaal verwijderen als alles werkt.

Kan ik een parallelle sessie starten met seminar groepen?

Ja. Maar hiervoor kan je Blackboard of Brightspace niet gebruiken voor het opzetten van de Live Room, omdat dit maar voor één sessie tegelijk werkt. Je dient de verschillende ruimtes in te richten via video.leidenuniv.nl. Bekijk de handleiding voor details over hoe je dit kunt doen. Daarna kan je de afzonderlijke links naar de parallelle sessie op Blackboard of Brightspace plaatsen.

Kan ik externe gebruikers toegang geven tot mijn Kaltura Live Room?

Het is mogelijk om externe (niet ULCN) gebruikers toe te voegen aan je Live Room. Dit kan je doen door hen de "direct invite link" toe te zenden. Deze kun je in de Live Room vinden onder "invite". Dit geeft je ook de mogelijkheid om je Live Room te beschermen met een wachtwoord. Dit is iets dat wij aanraden omdat het er voor zorgt dat je kan controleren wie er toegang heeft tot je Live Room.

Wat is de aanbevolen manier om toegang te krijgen tot Kaltura Live Rooms?

Je kunt maar 1 Live Room maken via Brightspace of Blackboard. De beste manier om meerdere Live Rooms te creëren is door gebruik te maken van Kaltura Video Portal.

Wat zijn de systeemvereisten voor Kaltura Capture?

Let op: Kaltura Capture werkt niet op Linux. De minimale systeemvereisten van Kaltura Capture zijn Windows 7 tot 10, 32-bit en meer, of Mac 10.10 tot 10.13. en vereist een minimum van 4 GB aan RAM.

Wat zijn de systeemvereisten voor Kaltura Live Room?

De minimale systeemvereisten van Kaltura Live Room zijn

  • Windows 7 tot 10 (10 wordt aangeraden),
  • Browser (up-to-date): Chrome, FireFox of Edge (Chrome wordt aangeraden)
  • Pentium 4 of modernere SSE2 capabele processor
  • 1Gb aan RAM


Een Surface PRO of Surface PRO 3 werkt ook. Voor een volledig (Engelstalig) overzicht van de minimale vereisten wat betreft internet, en gebruik op tablets en telefoons zie hier https://blogs.library.leiden.edu/fb-video/docs/manual-videoportal-university-leiden/14-kaltura-live-room/troubleshooting/#minimum-hardware-requirements/

Welke browsers worden ondersteund voor Kaltura Live Room?

Kaltura Live Room werkt in Edge, Chrome en Firefox. In andere browsers werkt de applicatie niet of slecht. Er wordt aangeraden in Chrome te werken

Welke middelen (hardware en/of software) heb ik nodig voor lesgeven op afstand?

Mogelijk heb je de onderstaande zaken nodig:

Een PC, laptop of tablet

Webcam/camera

Microfoon

Voor Kaltura Capture heb je ook aparte software nodig. Kijk hier voor meer informatie:

https://blogs.library.leiden.edu/fb-video/docs/manual-videoportal-university-leiden/kaltura-capture/

Technische performance

Het systeem is erg langzaam en er verschijnen foutmeldingen

Door overmatig gebruikt van het systeem heeft het de laatste tijd te kampen gehad met overbelasting en diverse foutmeldingen. Inmiddels zijn er al meerdere problemen verholpen en verbeteringen doorgevoerd. Voor updates omtrent onderhoud en bug fixes kan je de volgende website raadplegen: kalturavirtualstatus.kaltura.com

Als het probleem aanhoudt kan je een ticket aanmaken via het portaal van de Helpdesk: https://helpdesk.universiteitl...

Studenten met een slechte internetverbinding kunnen de Live Rooms niet goed volgen. Wat kan ik doen?

1. Laat alle studenten hun webcams uitzetten, dit helpt met het managen van de bandbreedte

2. Een hotspot gebruiken via hun telefoon is soms beter dan wifi, mits hun databundel groot genoeg is

3. Je kunt je Live Rooms opnemen en daarna delen op Blackboard of Brightspace.

Youtube in Kaltura werkt niet. Wat gaat er mis?

We zijn op de hoogte van dit probleem met inderdaad het afspelen van YouTube video's. We hebben hiervoor twee workarounds beschikbaar.

Zo kan je de link in de chat delen, zodat deelnemers het zelf kunnen bekijken (met hun microfoon op mute, zodat het geluid niet gaat rondzingen) of je eigen scherm delen en de video daar afspelen. Bij de laatste optie is er een mogelijkheid dat het geluid niet mee gaat, dus is het handig voor de zekerheid de ondertiteling aan te zetten.

Het is nog geen perfecte situatie, maar er wordt hard gewerkt om het probleem op te lossen.

Hoe kan ik de kwaliteit van mijn internet verbeteren?

Voor tips omtrent het verbeteren van je internet verbinding verwijzen wij je door naar dit (engelstalige) document: Tips voor een betere internet verbinding

Microsoft Teams

Instructies om Teams te installeren

Meer informatie over het installeren van MS Teams vind je hier: https://www.medewerkers.universiteitleiden.nl/vr/thuiswerken-in-tijden-van-corona/werken-met-teams.

Bekijk hier meer informatie over het gebruik van Microsoft Teams voor educatieve doeleinden. Als je eerst graag een tutorial bekijkt voordat je begint, helpt deze video je verder: https://video.leidenuniv.nl/media/t/1_do2lc94e.

Hoe gebruik ik Microsoft Teams van de Universiteit als ik al een privé office 365 licentie heb?

Als je Microsoft Teams al gebruikt met een privé-account zul je hiermee eerst moeten uitloggen, waarna je inlogt met account: ULCN-username@vuw.leidenuniv.nl (Let op: dit is niet hetzelfde als je e-mailadres!). Het is helaas nog niet mogelijk om met meerdere accounts tegelijkertijd ingelogd te zijn.

Hoe gebruik ik two-factor authentication?

Om toegang te krijgen tot Microsoft programma’s zoals Outlook of Teams, moet je gebruik maken van two-factor authentication. Dit kan door middel van een authenticator app, door een SMS te ontvangen of door een telefonische verificatie. Meer informatie over deze extra beveiliging kun je vinden op de medewerkerswebsite:

https://www.medewerkers.universiteitleiden.nl/mededelingen/2020/04/aanvullende-beveiliging-office-365-onedrive-en-teams?_ga=2.255171080.1894322410.1587480860-60676877.1566996204&cf=bestuursbureau-expertisecentra

Hoe voeg ik een profielfoto toe in Skype/Teams/Outlook?

Microsoft Teams en Skype for Business halen alle informatie uit de Outlook database, Dit betekent dat je niet in de verschillende tools aanpassingen kan maken, maar dingen in de “database” moet wijzigen. Je kan via het doorlopen van de onderstaande stappen je profielfoto aanpassen

  • Ga naar https://webmail.campus.leidenuniv.nl/
  • Klik op het settings icoon (tandwiel) in de rechterbovenhoek en selecteer Options.
  • Klik op General aan de linkerkant om het drop-down menu zichtbaar te maken.
  • Klik op 'My account'
  • Selecteer jouw profielfoto (leeg) en voeg je eigen profielfoto toe.

Het duurt soms even voordat de foto ook op Teams en Skype zichtbaar is, maar uiteindelijk zal de update overal doorgevoerd worden.

Is het mogelijk om in Teams voornamen te zien, in plaats van de achternaam en initialen?

Op dit moment nog niet, maar er is een verzoek ingediend om dit mogelijk te maken.

Hebben studenten ook toegang tot Microsoft Teams?

Ja, zowel medewerkers als studenten hebben toegang tot Office365, inclusief Microsoft Teams.

Hoe kan ik studenten en/of collega’s toevoegen aan mijn Team?

Er zijn twee methoden waarmee dit mogelijk is.

  1. De zoek-methode
    Je kan anderen toevoegen door ze op te zoeken via een studentnummer of achternaam. Het is een simpele methode, maar je kan hiermee één persoon per keer toevoegen.



  2. De teamcode-methode
    Je kan voor je team een zogenaamde Teamcode aanmaken, die er voor zorgt dat mensen direct aan een team worden toegevoegd zodra ze de code invoeren.
    Deze methode is sneller dan de “zoek-methode”, maar bevat meer stappen. Het is nog wel nodig om de aanmeldingen goed te keuren via manage team > members > pending requests.
    1. Je kan je teamcode aanmaken en vinden in de settings van het desbetreffende team.


    2. Nadat je deze code met studenten of collega’s hebt gedeeld, kunnen zij zichzelf toevoegen via de Teams Homepage, zoals te zien is in de screenshots.
    3. Wanneer zij aan de linkerkant “teams” selecteren, kunnen ze via “create/join team” en “join with code” zichzelf toegang geven.

Hoe kan ik een PPT of PDF delen tijdens een vergadering in Teams?

Het is makkelijk om een PPT (Microsoft product) op veel manieren te delen tijdens een presentatie (upload, OneDrive etc.) maar PDF’s en andere file types kunnen alleen gedeeld worden via de “Share Screen/App” window.

Tijdens een vergadering kan je of je scherm delen of een specifieke tab. Bv, als je een PDF opent in Adobe, dan kan je kiezen alleen deze specifieke tab te delen in plaats van je hele scherm. Hetzelfde geldt voor je internet browser of een video.

Hoe nodig ik buitenstaanders uit voor mijn online vergadering?

Tijdens de vergadering kan je een link voor de vergadering kopiëren van de deelnemerslijst, en dit via de mail met anderen delen. Zie hiervoor het screenshot.

Is het mogelijk om mijn studenten op naam te sorteren?

Op het moment niet. We verwachten niet dat deze optie op korte termijn beschikbaar zal zijn. https://microsoftteams.uservoice.com/forums/555103-public/suggestions/31196824-alphabetical-sort-option-for-teams.

Wat is het verschil tussen de browser en app versie van Microsoft Teams?

De app versie, waarbij je Microsoft Teams download en installeert op je computer, is in het algemeen stabieler en geeft meer functionaliteiten aan gebruikers ten opzichte van de browser versie. Als iemand zijn scherm deelt tijdens een vergadering, dan kan je dit scherm overnemen als een participant in de app versie. Dit is niet mogelijk in de browser versie. We raden dus aan om de app versie van Microsoft Teams te gebruiken.

Het is ook mogelijk om Teams te downloaden op je mobiel, zodat je berichten krijgt wanneer je genoemd wordt, oproepen kan beantwoorden etc.

Je kan de app downloaden en installeren door te klikken op de knop in de beneden linkerhoek als je de browserversie gebruikt of via je telefoon app store. Zie ook de bijgevoegde screenshot.

Vragen over functionaliteiten

Hoe gebruik je een breakout tijdens Live Rooms?

Zie hier voor een handige uitleg van de leverancier: Youtube: Breakout Your Newrow Smart Session

Is er een tool die wordt aangeraden om tijdens een Live Room sessie een peiling te doen? Bijvoorbeeld om er zeker van te zijn dat het publiek begrijpt wat er tot dan toe is uitgelegd?

De quiz-tool in Live Rooms werkt vrij goed en is makkelijk in gebruik. Maar wees je ervan bewust dat beantwoorde vragen voor iedereen zichtbaar zijn in de resultaten [zie tools/quizzes in Kaltura Live Room]. Het is dus niet anoniem voor studenten.

Zie hier voor meer informatie over het opzetten van een peiling of een quiz:

Youtube: Create New Quizzes In Your Live Session & Youtube: Conduct Live Assessment With Newrow Quizzes

Is het mogelijk een Live Room vaker te gebruiken of om meerdere Live Rooms tegelijkertijd te gebruiken?

Elke Live Room is uniek en daardoor dien je afzonderlijke Live Rooms te maken voor afzonderlijke groepen. Je collega kan tegelijkertijd met jou een Live Room starten, maar dat zal dan dus een andere Live Room zijn. Iedere Live Room heeft een maximum aantal deelnemers van 100.

Het is mogelijk om dezelfde Live Room vaker te gebruiken voor andere groepen op andere momenten. Voor de webinars voor teacher support gebruiken we op dit moment bijvoorbeeld iedere keer dezelfde Live Room, zie hier: https://www.staff.universiteit... Let op dat dezelfde Live Room niet voor verschillende groepen op hetzelfde moment gebruikt kan worden.

Wat kan er aan de hand zijn als geen van de deelnemers in de Live Room iets ziet of hoort?

Dit probleem kan worden veroorzaakt doordat de docent zichzelf niet op "live" heeft gezet. Als de Live Room is opgezet als een webinar dan zal iedereen die de Live Room betreedt automatisch niet op "live" worden gezet, inclusief de docent(en). Zij zullen dan een groen scherm zien en zowel audio als video zullen niet werken, zelfs als deze worden geactiveerd. De docent moet in het "participant panel" op de live knop klikken om alles aan te zetten.

Met dank aan de ICT coördinatoren van de verschillende faculteiten voor hun bijdragen.

In deze sectie: