Zoom tools gebruiken

Dit hoofdstuk gaat over het gebruik van de tools die in de vergadering/sessie mogelijk zijn en gaat ervan uit dat u het vorige hoofdstuk hebt gelezen en weet hoe u een vergadering moet beginnen.

De handleiding is geschreven vanuit het perspectief van de host en behandelt de tools in volgorde van boven naar beneden en van links naar rechts en in de volgorde waarin ze verschijnen.

Het eerste wat er gebeurt als u een vergadering begint of binnenkomt, is dat u een popup te zien krijgt met de vraag hoe u wilt deelnemen aan uw Zoom-meeting.

Choose audio options
Choose audio options

De twee knoppen boven op de popup vragen hoe je de sessie zou willen volgen.

  • 'Phone Call' gebruiken om in te bellen voor audio.
  • 'Computer Audio' gebruiken.

Wanneer u op 'Phone Call' klikt, verandert de popup om u te laten zien waar u moet inbellen en kunt u (indien van toepassing) kiezen uit welk land of welke regio u belt om de gesprekskosten te verlagen (afhankelijk van de opzet van de vergadering zijn er één of meerdere opties voor u beschikbaar).

Phone call dialog
Phone call dialog

De volgende knop die je ziet in de eerste popup bij het starten van een Zoom-vergadering (en wanneer 'Computer Audio is geselecteerd) is de knop 'Join with Computer Audio'. Druk op deze knop om deel te nemen aan de sessie met de standaard audioapparaten zoals ingesteld door uw computerbesturingssysteem!

Onder de knop 'Join with Computer Audio' staat de knop 'Test Speaker and Microphone'. Gebruik deze knop als u er zeker van wilt zijn dat de audio-instellingen die u tijdens de sessie gebruikt correct zijn.

Wanneer u op de knop 'Test Speaker and Microphone' drukt, verschijnt de volgende popup.

Testing speaker
Testing speaker

Zodra deze popup verschijnt, begint er een ringtone af te spelen over de geselecteerde luidspreker. Klik op 'Yes' als u de beltoon hoort. Als u de beltoon niet hoort, drukt u op 'No'.


Zoom zal elke keer als je op 'No' drukt naar de volgende audio-uitgang in de lijst gaan, totdat je geen apparaten meer hebt om te testen waardoor je de volgende popup te zien krijgt.

Tested all speakers
Tested all speakers

Op dit punt kunt u kiezen of u de audio via de telefoon gebruikt (inbellen) of u moet uw uitvoerapparaten controleren of ze correct zijn aangesloten en/of ingeschakeld zijn of niet!


De volgende popup (nadat u de luidsprekers met succes hebt getest) is het testen van uw microfoon.

Testing microphones
Testing microphones

Zoom vraagt u om (kort) in uw microfoon te spreken en herhaalt dan het (tijdelijk) opgenomen geluid naar u terug.

Druk met de luidsprekertest op 'Yes' als u de herhaling hoort of op 'No' als u dat niet doet (geef de herhaling een paar seconden om te starten). Blijf het proces herhalen totdat je je eigen stem hoort in het afgespeelde geluid en druk op 'Yes' op dat moment. Wanneer de test is afgelopen en je je eigen stem nog steeds niet hebt horen afspelen, controleer dan je invoerapparaten.

Na een succesvolle configuratie van uw audio (zowel de luidsprekers als de microfoons) krijgt u de volgende popup te zien.

Speaker and microphone looks good
Speaker and microphone looks good

Druk op de knop 'Join with Computer Audio' om terug te keren naar het eerste popupvenster dat je kreeg te zien toen je de zoomvergadering begon.

Choose audio options
Choose audio options

Druk op de grote blauwe 'Join with Computer Audio' knop om deel te nemen aan de sessie.

Het pictogram linksboven in de Zoom-vergadering, gemarkeerd als 'Meeting Information', zoals hieronder weergegeven, leidt u naar een informatie overzicht van de vergadering.

Meeting information
Meeting information

Wanneer u op deze knop klikt verschijnt er een popup met de algemene informatie over deze vergadering.

Meeting information popup
Meeting information popup

Met het versnellingspictogram rechtsboven in deze popup kunt u het menu voor uw persoonlijke zoominstellingen openen. In een apart hoofdstuk over de verschillende zoominstellingen gaan we in op de verschillende functies in dit menu.


Wanneer u met de muis over de naam van de sessie gaat, verschijnt rechts daarvan een potloodicoon. Door op de naam te klikken kunt u de naam van de vergadering wijzigen.

Changing meeting room name
Changing meeting room name

Naast het openen van het instellingenmenu en het aanpassen van de naam, kunt u met deze popup de uitnodigingslink van uw kamer kopiëren en krijgt u de nodige informatie die deelnemers nodig hebben om uw zoomkamer te betreden als ze de uitnodigingslink niet gebruiken. We raden echter aan de uitnodigingslink te allen tijde te gebruiken!


Wanneer je op de 'Copy link' knop hebt geklikt zal deze er uit zien als de pictogram hieronder, om te laten zien dat de link inderdaad naar je klembord is gekopieerd.

Copied to clipboard
Copied to clipboard

De informatie op dit scherm geeft u de mogelijkheid om de Meeting ID te zien, te zien wie de host is (als u het bent wordt het achter uw naam vermeld zoals in de schermafbeelding hierboven), wat de wachtwoord is als men de Meeting ID gebruikt om deel te nemen aan de sessie en de numerieke wachtwoord zoals die gebruikt wordt om in te bellen.

Het Participant-ID toont uw persoonlijke ID code (niet gebruikt buiten de applicatie) en welk type encryptie gebruikt wordt voor deze sessie.

Rechtsboven in het Zoom-vergaderingsscherm vindt u het pictogram om de sessie in volledig scherm weer te geven wanneer u de enige persoon in de sessie bent. Het icoon ziet er zeer doorzichtig uit en kan daardoor moeilijk te herkennen zijn.

Open in full screen
Open in full screen

Eenmaal in de volledige schermmodus verandert het pictogram in het volgende, door hierop te drukken verlaat u de volledige schermmodus.

Exit full screen
Exit full screen

U kunt ook het volledige scherm openen en sluiten door te dubbelklikken op het venster. U kunt ook het volledige scherm sluiten met de 'ESC' knop.


Zodra er meerdere deelnemers aan de sessie zijn, verandert de knop 'Full screen' in de 'View' knop.


View
View

Met de 'View' knop kan de gebruiker niet alleen zijn sessie in volbeeldmodus zetten, maar ook de manier waarop hij de sessie wil bekijken:

  • Met 'Speaker View' kan de gebruiker alleen de huidige actieve sprekers zien.
  • De 'Gallery View' opent een rooster dat alle deelnemers weergeeft.

De weergeven naam wordt rechtsonder op het scherm getoond, net boven het microfoonpictogram.

Het wijzigen van uw naam kan u doen binnen de accountinstellingen.

Met de microfoonknop linksonder in het scherm kunt u het geluid uit- en inschakelen door er op te klikken.

Het pictogram zoals hieronder wordt weergegeven wanneer u niet gedempt bent.

Microphone button
Microphone button

Het onderstaande icoon wordt weergeven wanneer u gedempt bent.

Muted Microphone button
Muted Microphone button

Wanneer u op het ^ icoontje drukt, verschijnt er een menu.

Microphone popout menu
Microphone popout menu

In dit menu kunt u onder 'Select a Microphone' en 'Select a Speaker' verschillende in- en uitvoerapparaten kiezen.

U kunt ook kiezen voor 'Test Speaker & Microphone', waarmee u de testprocedure kunt doorlopen zoals uitgelegd in het subhoofdstuk 'Instellen van uw audio'.

Wanneer de audio van uw toestel niet werkt en u verder moet gaan met de sessie, kunt u kiezen voor 'Switch to Phone Audio'. Na het indrukken van deze knop verschijnt er een popup met de informatie die u nodig heeft om in te bellen voor deze sessie.

Door op 'Leave Computer Audio' te drukken wordt de audio uitgeschakeld en volledig uitgevoerd. Het icoontje zal ook veranderen.

Join audio button
Join audio button

Als u nogmaals op de bovenstaande knop drukt, krijgt u een popup te zien waarin u opnieuw de methode kunt kiezen waarmee u de sessie vanuit audio-oogpunt wilt volgen, zoals beschreven in het subhoofdstuk 'Instellen van uw audio'.

Microfoonopties bij gebruik van een browser:

Toen u zich aanmeldde vanuit uw browser kan het zijn dat u een popup (zoals hieronder getoond) heeft gemist of weg geklikt met het verzoek om toestemming te geven tot uw audio (of camera).

Allow use of device
Allow use of device

In het geval dat u dit venster heeft gemist of weg geklikt kan uw microfoonicoon er zo uitzien:

Blocked microphone icon
Blocked microphone icon

Om Zoom toestemming te geven om uw microfoon en camera te kunnen gebruiken, kijkt u in de URL-balk van de browser voor de microfoon- en camerapictogrammen.

Blocked camera and microphone icons
Blocked camera and microphone icons

Zoals u kunt zien op de afbeelding hierboven, de camera en microfoon pictogrammen zijn doorstreept. Dit betekent dat ze geblokkeerd zijn voor gebruik in dit venster. Klik op de pictogrammen om een popup te openen zoals hieronder (deze afbeelding is gemaakt binnen FireFox en verschilt afhankelijk van de browser).

Blocked temporarily
Blocked temporarily

Klik in dit geval op de X achter de camera en/of microfoon om het apparaat te deblokkeren. Een andere popup zal verschijnen voor toestemming om het gedeblokkeerde apparaat te gebruiken in deze sessie. Druk op ''Allow'.

Met de cameraknop aan de onderkant van het scherm kunt u uw video-feed aan zetten en weer ongedaan maken door er simpelweg op te klikken.


Het pictogram hieronder weergegeven ziet u wanneer uw video aanstaat.

Camera icon
Camera icon

Het pictogram hieronder weergeven ziet u wanneer uw video uitstaat.

Muted camera icon
Muted camera icon

Wanneer u op de ^ pictogram klikt, verschijnt er een menu.

Camera menu
Camera menu



Als u op de knop 'Video-instellingen' drukt, opent u ook het menu 'Zoom-instellingen' voor de video-instellingen. Dit menu wordt uitgelegd in het hoofdstuk 'Zoom-instellingen'.

In dit menu kunt u onder 'Select a Camera' een andere aansluiting kiezen. U kunt ook Alt+N gebruiken om te wisselen tussen de verschillende camera's.

Door op 'Choose Virtual Backgrounds' te klikken, opent u het menu 'Zoom settings' waar u een andere achtergrond kunt kiezen. Dit menu wordt uitgelegd in het hoofdstuk 'Zoom instellingen'.

Als u op de knop 'Video Settings' klikt, opent u ook het menu Zoom settings voor video-instellingen. Dit menu wordt uitgelegd in het hoofdstuk Zoom settings.

De derde knop van links in de werkbalk onderin het scherm is de knop 'Security'.

Security button
Security button

Als u op de 'Security' knop klikt, wordt een menu met veiligheidsopties geopend.

Security menu
Security menu

De 'Lock Meeting' optie schakelt iedereen uit om vanaf dat moment aan de meeting deel te nemen (handig als je je uiterste concentratie moet behouden omdat nieuwe participanten een afleiding zullen zijn).

De optie 'Enable Waiting Room' kan worden uitgeschakeld maar om veiligheidsredenen raden wij aan deze niet uit te zetten.

In de lijst 'Allow participants to:' kun je kiezen wat de deelnemers mogen doen. Standaard zijn de opties 'Chat', 'Unmute Themselves' (microfoon aanzetten) en 'Start Video' aangevinkt in een reguliere vergadering.

De knop 'Suspend Participant Activities' opent een popupvenster waarin u wordt gevraagd of u alle activiteiten voor gewone deelnemers wilt opschorten (niet voor co-hosts).

Suspend all participant activities popup
Suspend all participant activities popup

Voordat u op 'Suspend' drukt, moet u zich afvragen of het nodig is om dit te reporteren aan Zoom. Wanneer u gewoon tijdelijk alle deelnemers volledig op u wilt richten en hen wilt verhinderen om te typen, hun schermen te delen en hun audio en video voorlopig te stoppen, dan moet u het de vink in het vakje verwijderen voor de tekst 'Report to Zoom'.

Laat alleen de optie 'Report to Zoom' aangevinkt als deelnemers zich hebben misdragen!

De volgende optie in de werkbalk onderaan het scherm is de knop 'Participants' (deelnemers).

Participants button
Participants button

De knop 'Participants' opent een zijvenster binnen het hoofdvenster van Zoom.

Participants pane
Participants pane

Van boven naar beneden toont dit scherm het volgende:

Waiting Room (wachtkamer):

Wanneer 'Waiting Room' wordt getoond, ziet u een lijst met deelnemers die mee willen doen aan de sessie.

In bovenstaande afbeelding ziet u wat er gebeurt als er maar één persoon in de 'Waiting Room' staat te wachten. In dit geval is de enige optie in de 'Waiting Room' bovenbalk de knop 'Message' (bericht). Door op deze knop te drukken opent u een chat onderin het deelvenster 'Participants'.

Participant chat
Participant chat

Met de naar beneden wijzende pijl linksboven in het 'Chat'-venster kun je het chatvenster sluiten, minimaliseren of uitvouwen.

Chat window options
Chat window options

Dit chatvenster is ingesteld om een bericht te sturen naar iedereen in de wachtkamer. Door op de 'To' header te drukken kunt u wijzigen naar wie u het bericht wilt sturen.

To header pulldown menu
To header pulldown menu

U kan kiezen tussen:

  • Iedereen (in de wachtkamer).
  • Iedereen (in de meeting).
  • Naar de eerste gebruiker in de 'Wachtkamer' lijst.

Rechts van de 'To' kop is een knop met drie stippen '...'. Als u daarop klikt, opent u een popup, waar u kunt kiezen naar wie de persoon of personen die u in de 'To' header hebt geselecteerd, berichten kunnen sturen.

Participant can chat with window
Participant can chat with window
  • No one (niemand)
  • Host only (alleen de host)
  • Everyone Publicly (iedereen publiekelijk)

Via deze optie kunt u de afleiding in uw sessie beperken. Wij adviseren dan ook om de chatoptie voor mensen in de 'Waiting Room' in te stellen op 'No one'.


Wanneer er meerdere mensen in de wachtkamer op toelating wachten, verschijnt er een knop 'Admit all' (iedereen toelaten).


Waiting room (multiple participants)
Waiting room (multiple participants)

Wanneer een nieuwe deelnemer toetreedt tot de sessie, kan ook de host een melding krijgen dat dit het geval is.

User entered the waiting room
User entered the waiting room

In the meeting:

In het deel 'In the meeting' van het deelvenster 'Participants' kunt u zien wie zich bij de sessie heeft aangesloten in de lijst.

Wanneer u met de muis over een gebruiker in de lijst gaat die zijn of haar audio of video heeft geactiveerd, ziet u de volgende opties naast zijn of haar naam.



User with audio activated
User with audio activate

Wanneer een gebruiker zijn of haar audio niet heeft geactiveerd, ziet u alleen de knop 'More'.

One user in list
One user in list

Wanneer u op de knop 'Mute' drukt, wordt het geluid van de deelnemers gedempt. Het zal echter niet hun camera uitschakelen!

De 'More' knop opent een popup met meer opties.


More options for participants
More options for participants

De 'More' popup opties zijn:

  • 'Ask to Start Video' (Vraag om zijn of haar video te activeren) of als alternatief 'Stop video' wanneer de video van de gebruiker al geactiviteerd is.
  • Make Host.
  • Make Co-host.
  • Allow to Multi-pin (Laat deze gebruiker toe om de videobeelden van de gebruiker vast te pinnen op het scherm).
  • Assign to type Closed Caption (aanwijzen om ondertiteling te voorzien).
  • Rename (deze deelnemer een andere naam geven).
  • Put in Waiting Room (in de wachtkamer plaatsen).
  • Remove (volledig uit de sessie verwijderen).

Participatie pictogrammen:

Met de deelnamepictogrammen onderaan het deelvenster 'Participants' kunnen gebruikers laten weten wat ze op dit moment van de sessie vinden of ze kunnen een snelle vraag van de host beantwoorden.

Participation icons
Participation icons

De vermelde pictogrammen betekenen:

  • Yes.
  • No.
  • Go slower (vraag de host om te praten/presenteren in een langzamer tempo).
  • Go faster (vraag de host om te praten/presenteren in een sneller tempo).
  • De 'More' knop opent meer opties:
    • Thumbs down (duim omlaag).
    • Thumbs up (duim omhoog).
    • Clap (klap).
    • 'I Need a break' (ik heb een pauze nodig).
    • 'I'm away'. (ik ben weg).
  • Clear all (geeft de host de mogelijkheid om alle gebruikte deelnamepictogrammen te wissen).

Host/Co-host extra opties:

Tot slot zijn er onderaan dit 'Deelnemers' paneel de volgende opties.

Final options
Final options

De 'Invite' knop opent de 'Invite' popup zoals beschreven in het Gebruiken van Zoom hoofdstuk.

Met de knop 'Mute all' kunt u alle deelnemers dempen.

De drie puntjes ('...') knop opent meer opties voor de host/co-host.

More host/co-host options
More host/co-host options
  • Ask All to Unmute (vraag alle deelnemers om hun microfoon aan te zetten).
  • Mute Participants upon entry (demp alle deelnemers bij binnenkomst)
  • Allow Participants to Unmute Themselves (laat deelnemers zelf hun microfoon aanzetten, dit is automatisch ingeschakeld)
  • Play sound when someone joins or leaves (speel geluid wanneer iemand de sessie verlaat of binnenkomt)
  • Enable Waiting Room (zet de wachtkamer aan, standaard aan)
  • Lock Meeting (geef nieuwe of verwijderde deelnemers niet de mogelijkheid om de sessie binnen te komen)

Met de knop 'Polls' (peilingen) op de onderste werkbalk kunt u tijdens uw sessie polls maken en vragen stellen.

Polls button
Polls button

Wanneer u op de 'Polls' knop klikt, komt de volgende popup tevoorschijn.

Polls popup
Polls popup

Zowel de 'Edit' als de 'Add a Question' knop leiden u naar een pagina in uw standaard web-browser waar u vragen/polls kunt maken en bewerken.

Edit polls screen
Edit polls screen

Wanneer u op de knop '+Add Poll' klikt, krijgt u een popup waar u een naam voor de poll en uw eerste vraag kunt invoeren.

First question
First question

Met de zes stippen in het bovenste midden van de gemarkeerde vraag kunt u de vraag verslepen, zodat u de volgorde van uw vragen kunt wijzigen. Als u op de vraag klikt, verschijnen er meer opties.

Question options
Question options

In het vraagsegment kunt u de vraag en de verschillende pollopties wijzigen door te klikken op 'Untitled Question' of 'Untitled Option <number>'.

Wanneer u op 'Add Option' klikt, wordt een andere optie voor uw poll toegevoegd.

Door te klikken op 'Single Choice' opent u een keuzelijstje waarmee u kunt wisselen tussen 'Single Choice' en 'Multiple Choice' voor de vraag. Wanneer de modus is ingesteld op 'Multiple Choice' wordt de knop als zodanig hernoemd en door erop te drukken krijgt u de optie om terug te schakelen naar 'Single Choice'. 'Single choice' betekent dat deelnemers één antwoord kunnen kiezen en 'Multiple Choice' betekent dat deelnemers meerdere antwoorden kunnen kiezen.

Het is zeer belangrijk om te weten dat het wijzigen van deze modus met de reeds ingevulde vraag en antwoorden de vraag en de opties verwijdert!
Als u dus alles al hebt ingevuld maar bent vergeten de modus te wijzigen, raden wij u aan een nieuwe vraag toe te voegen en de vraag en antwoorden te kopiëren/plakken naar een nieuwe vraag die van tevoren in de juiste modus is gezet!


Single or multiple choice
Single or multiple choice

Door de drie stippen rechtsonder in het vraagsegment aan te klikken, kunt u de vraag kopiëren of verwijderen.

Copy/delete questions
Copy/delete questions

Als u met de muis over één van de opties beweegt, ziet u het pictogram met zes stippen, voor slepen en neerzetten, links van het selectievakje van de optie. Klik op het pictogram met zes stippen en sleep de optie om de volgorde te wijzigen waarin de opties worden weergegeven.

Drag options
Drag options

Wanneer u klaar bent met het toevoegen van vragen is er nog één optie die u uit of aan kan zetten onderaan dit scherm, namelijk de knop 'Anonymous'. Door deze knop uit te zetten zal iedereen kunnen zien welk antwoord door welke deelnemer is gegeven.

Anonymous and save/cancel buttons
Anonymous and save/cancel buttons

Als u klaar bent met het toevoegen van vragen en u heeft gekozen voor "Anonymous" of niet, klik op 'Save'.

Eenmaal opgeslagen wordt u doorgestuurd naar de basis webpagina voor 'Edit Meeting Polls'.

Edit meeting polls
Edit meeting polls

Nu we één poll hebben, is de pagina 'Edit Meeting Polls' veranderd. Deze toont een tabel met (van links naar rechts) de titel van de poll, het aantal vragen dat in deze poll wordt gesteld en of deze al dan niet is ingesteld op anoniem.


Links van de aangemaakte poll staat een > knop. Wanneer u hierop drukt, wordt de poll uitgevouwen om de vragen en mogelijke antwoorden te tonen.

Expanded poll
Expanded poll

Rechts van de poll staan de knoppen 'Edit' en 'Delete'. De 'Edit' knop opent de vorige popup weer, zodat u uw poll kunt wijzigen. Door op de knop 'Delete' te drukken opent u een popup die u vraagt om te bevestigen of u deze poll wilt verwijderen.

Confirmation dialog
Confirmation dialog

Zodra u volledig klaar bent met het toevoegen/bewerken van polls kunt u dit venster sluiten en terugkeren naar Zoom waar de 'Polls' popup nu je poll en een nieuwe 'Launch Polling' knop toont.

Launch poll
Launch poll

Nadat u op 'Launch Polling' hebt geklikt, verandert de popup opnieuw om nu de '<naam> Poll in Progress' te tonen, waar u kunt zien hoeveel van de deelnemers hebben gestemd en wat hun huidige resultaten zijn. Zodra er voldoende tijd is verstreken of iedereen heeft geantwoord, kunt u op de knop 'End Polling' klikken.

Poll in progress
Poll in progress

Na het drukken op 'End Polling' krijgt u de resultaten te zien en kunt u kiezen voor 'Share Results' of 'Re-launch Polling'.

Polling results
Polling results

Zodra u op 'Share Results' drukt, zal de popup opnieuw veranderen om aan te geven dat u de resultaten nu deelt. U krijgt nu twee opties, 'Stop Share Results' of 'Re-Launch Polling' te kiezen.


Door op 'Stop Share Results' te drukken, keert u terug naar het vorige scherm.

Sharing poll results
Sharing poll results

Door op 'Re-launch Polling' te klikken, krijgt u de volgende popup te zien die u vertelt dat het opnieuw lanceren van de poll de huidige resultaten zal wissen. De popup vraag u ook om bevestiging door op 'Continue' te drukken of om de herlancering te annuleren door op 'Cancel' te klikken.

Re-launch polling popup
Re-launch polling popup

Druk op de X in de rechterbovenhoek van de pop-up 'Polls' om deze optie af te sluiten (u kunt deze ook minimaliseren of in volledige schermmodus zetten).

Het is belangrijk op te merken dat co-hosts polls kunnen starten die door de host zijn aangemaakt tijdens de sessie of tijdens het plannen of bewerken van een vergadering. De co-host moet de desktop app versie 5.4.7 of hoger gebruiken!

Als u het chatvenster opent vanuit de werkbalkknop onderin, kunt u beginnen met chatten.

Chat button
Chat button

Het zijpaneel dat opent na het klikken op de 'Chat' knop heeft slechts enkele opties.

Chat options
Chat options

Door op 'Everyone' te drukken kunt u kiezen of u een bericht aan iedereen of aan één persoon wilt schrijven.

To Drop-down
To Drop-down

Met de knop 'File' kun je een bestand uploaden dat de deelnemers kunnen downloaden vanuit de chat. Op dit moment zijn de enige bestandstypen die zijn toegestaan:

  • .txt
  • .docx
  • .xlsx
  • .pdf
  • .pptx
  • .jpg
  • .jpeg
  • .png
  • .gif

De maximale bestandsgrootte is ingesteld op 2 gigabyte, gezien de bovenstaande bestandstypen.


Met de drie gestippelde ('...') knop kunt u kiezen met wie uw deelnemers kunnen chatten.

Participant can chat with button
Participant can chat with button

De opties zijn:

  • No One (niemand).
  • Host Only (alleen de host).
  • Everyone Publicly (iedereen publiekelijk).

Met de knop 'Share Screen' in de werkbalk onderin kunt u uw scherm of een deel van uw scherm delen. Start het proces door op de knop te drukken.

Share screen button
Share screen button

Na het indrukken van de 'Share Screen' knop opent er een popup waar u kunt kiezen tussen verschillende 'Basic' opties voor het delen van uw scherm.

Basic screen sharing
Basic screen sharing

In het popupvenster 'Basic' kunt u wisselen tussen de weergave 'Basic' en 'Advanced'. We zullen na 'Basic' de 'Advanced'-weergave uitleggen.

Wanneer je in het 'Basic' scherm delen venster komt, wordt je de optie 'Screen' automatisch geselecteerd. Rechts van de gemarkeerde (blauwe) 'Screen' optie staan de opties om een 'Whiteboard' te openen (uitlegelegd in een volgend hoofdstuk) en rechts daarvan staat de optie om je iPhone/iPad scherm te delen (ook uitgelegd in een volgend hoofdstuk).

Onder de opties 'Screen', 'Whiteboard' en 'iPhone/iPad' staan de verschillende openstaande app-vensters die Zoom in uw besturingssysteem herkent. In mijn voorbeeld hierboven heeft Zoom één FireFox browservenster, twee Chrome browservensters, Microsoft Outlook en Microsoft Teams geregistreerd.

Als u een van de browservensters of -apps selecteert, kunt u alleen dat venster of die app delen in plaats van uw hele scherm, wat over het algemeen beter is voor de leesbaarheid en het gebruiksgemak.

Onderaan het scherm 'Basic' zijn twee opties met selectievakjes:

  • Share computer sound (deel uw computergeluid, handig als u bijvoorbeeld een video wilt afspelen).
  • Optimize Screen Sharing for Video Clip (Optimaliseer het delen van schermen voor videoclips stelt in principe het delen van schermen in op een hogere bit- en verversingsfrequentie, zodat een gedeelde videoclip op een duidelijke manier wordt weergegeven).

Wanneer u op de 'Advanced' knop bovenin het schermdelen venster drukt, hebt u vier extra keuzemogelijkheden:

Advanced screen sharing
Advanced screen sharing
  • PowerPoint as Virtual Background (deze optie is in 'Beta' modus, wat inhoudt dat het nog in ontwikkeling is, als zodanig zullen we deze optie niet verder bespreken of ondersteunen, als u deze optie wilt gebruiken, doe dit dan op uw eigen verantwoordelijkheid).
  • Portion of Screen (in plaats van volledige schermopname kunt u ervoor kiezen om een deel van uw scherm te selecteren om te delen).
    • Er verschijnt een groen kader op het scherm, u kunt het kader in positie slepen door de groene randen te slepen (het kader zal tijdens dit proces van kleur veranderen naar oranje).
    • U kunt de grootte van het kader aanpassen door uw muis naar de buitenste randen van het frame te verplaatsen en het daar uit te breiden zoals bij elk ander toepassingsvenster.
  • Music or Computer Sound Only (alleen muziek of computer geluid)
  • Content from 2nd Camera (content van een tweede camera, prima optie als je een tweede camera/apparaat hebt aangesloten op je computer waarmee je video's kunt delen (zoals de Visualizer in de bibliotheek van de Universiteit Leiden).
    • Een enigzins moeilijk te onderscheiden knop 'Switch Camera' verschijnt in de linkerbovenhoek van het scherm waarmee u kunt schakelen tussen de aangesloten camera's.
Switch Camera button
Switch Camera button

Tenslotte is er nog de groene 'Deel'-knop rechtsonder in dit scherm, die u moet indrukken om uw scherm daadwerkelijk te kunnen delen.

Wanneer u bent begonnen met het delen van uw scherm verschuift de werkbalk van de onderkant naar de bovenkant van het scherm. Er zijn twee grote verschillen in deze werkbalk, afhankelijk van het feit of u uw scherm deelt of een Whiteboard deelt (zoals hieronder weergegeven).

Screen sharing controls normal
Screen sharing controls normal
Screen sharing controls whiteboard
Screen sharing controls whiteboard

De eerste werkbalk is grotendeels vergelijkbaar met de tweede werkbalk, maar in whiteboard instelling heeft u een paar extra opties:

  • 'Pause Share' (pauzeert wat u op dit moment deelt). De knop verandert in een groene 'Resume Share' knop en het groene 'You are screen sharing' gedeelte verandert in een oranje weergave van 'Your screen sharing is paused'.
Resume share
Resume share
Your screen sharing is paused
Your screen sharing is paused
  • 'Annotate' of "Whiteboard" (opent de annotatie of whiteboard tools).
  • 'More' (weergegeven met de '...' knop).
More options
More options
  • Het menu 'More' heeft de volgende opties:
    • Chat (opent de chat).
    • Breakout Rooms (opent de breakout rooms).
    • Record (neemt de sessie op).
    • Meeting info (laat de meeting/sessie info zien via een popup).
    • Closed Caption (opent de 'Closed Caption' menu optie).
    • Disable/Enable Annotation for Others (staat anderen toe of verbiedt hun van aantekeningen maken).
    • Hide Names of Annotators (verberg namen van de personen die aantekeningen maken)
    • Hide Video Panel (verbergt de video werkbalk).
    • Hide Floating Meeting Controls (verbergt de werkbalk aan de bovenkant van het schermn).
    • Share computer sound (deelt de computer geluiden).
    • Optimize Screen Sharing for Video Clip (maakt een hogere frame- en bitsnelheidsmodus mogelijk voor het delen van het scherm, geoptimaliseerd voor het delen van video's van uw computer/apparaat).
    • End (de sessie eindigen).

Onderaan de werkbalk staat een statusbericht met de tekst 'You are screen sharing' of 'Your screen sharing is paused' en de knop 'Stop share' die u moet gebruiken om het delen van het scherm te stoppen.

Stop share
Stop share

Wanneer u uw scherm begint te delen veranderen de videos van de deelnemers in een zijbalk zoals hieronder weergegeven.

Video sidebar
Video sidebar

Met de drie knoppen bovenin deze zijbalk kunt u dit venster minimaliseren, de hoofdluidspreker tonen of een galerij van de meest recente luidsprekers weergeven.

U kunt dit venster eenvoudig over uw scherm slepen en plaatsen waar u maar wilt.

Wanneer u ervoor kiest om een whiteboard te delen, krijgt u de volgende hulpmiddelen in de bovenste balk te zien.

Whiteboard options
Whiteboard options
  • Met de optie 'Select' kunt u tekst, een tekening of een stempel op het whiteboard/scherm selecteren en verplaatsen.
  • Met de optie 'Text' kunt u op het whiteboard/scherm schrijven.
  • Wanneer u op de knop 'Draw' drukt of er met de muis overheen beweegt, opent zich een pull-down menu met verschillende opties om mee te tekenen:
    • Vrije tekening (dun).
    • Teken een rechte lijn.
    • Teken een vierkant.
    • Teken een cirkel of ovaal.
    • Vrije tekening (vetgedrukt).
    • Teken een pijl.
    • Teken een box met raster.
    • Teken een cirkel of ovaal met raster.
    • Teken een ruitvorm.
    • Trek een lijn met twee pijlen.
    • Teken een vaste doos.
    • Trek een vaste cirkel of ovaal.
Pencil modes
Pencil modes
  • Wanneer u op 'Stamp' klikt, zijn er verschillende stempels die u op het scherm of het whiteboard kan plaatsen.
    • Pijl (blauw).
    • Vink-icoon (groen).
    • X-icoon (rood).
    • Ster (goud).
    • Hart (rood).
    • Vraagteken (blauw).
Stamp modes
Stamp modes
  • Wanneer u op 'Spotlight' klikt of uw muis zweeft boven 'Spotlight', kunt u kiezen tussen twee spotlightmodi.
    • Gemarkeerde aanwijzer (vergelijkbaar met een laseraanwijzer).
    • Pijl.
Spotlight modes
Spotlight modes
  • Met de knop 'Eraser' kunt u annotaties of tekeningen wissen.
  • De knop 'Format' opent verschillende opties voor uw annotaties/tekeningen zoals:
    • Kies een kleur voor uw tekst/tekening.
    • Lijnbreedtes die variëren van zeer dun tot zeer vetgedrukt.
    • Lettertypen zoals:
      • Vetgedrukt.
      • Cursief.
      • Lettergrootte.
Format modes
Format modes
  • Undo (maakt het mogelijk om eerdere acties ongedaan te maken).
  • Redo (maakt het mogelijk om eerder ongedaan gemaakte acties opnieuw uit te voeren).
  • De knop 'Clear' opent een pull-down menu met de volgende opties:
    • 'Clear All Drawings' (alle tekeningen wissen.).
    • 'Clear My Drawings' (mijn tekeningen wissen).
    • 'Clear Viewers Drawings' (de tekeningen wissen van iedereen behalve de host(s)).
  • Met de knop 'Save' kunt u uw whiteboard/annotaties opslaan.
  • Met de 'Save' pull-down kunt u kiezen in welk formaat u de whiteboards of annotaties wilt opslaan:
    • PNG (standaard).
    • PDF.
Save options
Save options
  • Whiteboards worden in de volgende map opgeslagen:
    • C:\Users\\Documents\Zoom
  • De rode X verbergt de besturingsopties van het whiteboard, die u weer kunt openen door op de knop 'Whiteboard' in de werkbalk te drukken.

Na afloop van de sessie wordt de verkenner geopend en worden de opgeslagen annotaties weergegeven.

Volg deze stappen om inhoud van uw iPhone of iPad te delen:

  • Klik op 'Share Screen' van de werkbalk onderin.
Share screen button
Share screen button
  • Kies in het menu 'Advanced' voor 'iPhone/iPad'.
  • Optioneel kunt u kiezen voor 'Share computer sound' (deel computergeluid) in de onderste balk.
  • Klik op 'Share screen'.
  • Installeer de plug-in als hierom gevraagd wordt.
  • Volg de instructies op het scherm om uw toestel aan te sluiten.
    • Veeg op uw telefoon naar boven om toegang te krijgen tot het controlecentrum.
    iOS Control Center
    iOS Control Center

    • Tik op 'Screen Mirroring' (scherm spiegelen).
    • Kies de optie Zoom-uw computer.
    iOS Screen mirroring
    iOS Screen mirroring

    • Uw telefoon wordt nu gedeeld in de vergadering.

Scherm delen vanaf een bekabelde verbinding.

  • Klik op 'Scherm delen' op de werkbalk onderin.
Share screen button
Share screen button
  • Klik op 'iPhone/iPad via Cable' (iPhone/iPad via de kabel).
Advanced screen sharing by cable
Advanced screen sharing by cable
  • (Optioneel) Als u de audio van uw telefoon wilt delen in de vergadering, vink dan 'Share computer sound' aan.
  • Klik op 'Share Screen'.
  • Volg de instructies op het scherm.
    • Sluit uw iPhone of iPad aan via de kabel.
    • Wanneer daarom wordt gevraagd op het iOS-apparaat, selecteer 'Trust'.
    Trust popupTrust popup
    • Voer uw wachtwoord in wanneer dat nodig is.
    Passcode
    Passcode

    • Uw telefoon wordt nu gedeeld in de vergadering.
Join with or without audio
Join with or without audio


Als u op de opnameknop drukt, verschijnt er een pop-up waarin u wordt gevraagd of u deze vergadering wilt opnemen in de cloud.

Record confirmation
Record confirmation

Als u, om wat voor reden dan ook, uw audio niet heeft aangezet krijgt u nog een popup te zien waarin u gevraagd wordt of u de sessie wilt opnemen zonder uw audio of niet.

De deelnemers aan uw sessie krijgen een geluidssignaal te horen met de mededeling dat 'This meeting is being recorded' (de sessie wordt opgenomen).

Deelnemers krijgen ook een popup venster te zien met de vraag of ze in de sessie willen blijven tijdens de opname of dat ze liever weggaan.


This meeting is being recorded
This meeting is being recorded

Deelnemers kunnen ook in de linkerbovenhoek zien dat de vergarding wordt opgenomen.

Recording
Recording

Hosts zullen in plaats daarvan een pauze- en stopknop hebben in de linkerbovenhoek.

Recording (hosts)
Recording (hosts)

Dit beeld zal veranderen in het volgende wanneer de opname wordt gepauzeerd.

Recording paused
Recording paused

Wanneer de opname gepauzeerd of gestopt wordt, zullen de deelnemers horen 'This recording has stopped' (deze opname is gestopt). Als de opname gepauzeerd was, zullen ze 'This meeting is being recorded' weer te horen krijgen zodra u de opname hervat.

Op dit moment wordt het pauzeren van een opname niet aangeraden, omdat er een probleem is met de Kaltura-integratie waardoor slechts één van de delen die door de pauze-functie wordt gemaakt, naar Kaltura wordt overgebracht. Wij raden aan de opname te stoppen in plaats van te pauzeren!

Om GDPR/AVG-redenen hebben we het opnemen op uw lokale computer uitgeschakeld, omdat we niet kunnen nagaan waar de opname zich bevindt als deze op uw lokale apparaat staat.

Opnames gemaakt in Zoom worden 60 dagen bewaard in de Zoom cloud (op Europese servers in Amsterdam of Frankfurt)! De Universiteit Leiden heeft strikte GDRP/AVG- en verwerkingsovereenkomsten die zowel studenten als de faculteit beschermen.

Als een student bezwaar heeft tegen het feit dat een vergadering plaatsvindt of wordt opgenomen in Zoom, heeft hij/zij het recht om te vragen de sessie naar Kalture Live Room te verplaatsen of de sessie te verlaten. Dit betekent als docent dat u deze student of groep studenten hun vragen apart zult moeten beantwoorden als u besluit Zoom te blijven gebruiken.


Opnames gemaakt in Zoom worden ook automatisch gekopieerd naar de host hun 'My Media' in Kaltura zodat zij de opname vanaf daar kunnen delen!
Geef het systeem even de tijd (dit kan een paar uur duren) om uw opname te publiceren op Kaltura.

Het is ook belangrijk om te weten dat opnames die gestart zijn door iemand anders dan de host, nog steeds terecht komen in het account van de host in zowel Zoom als Kaltura.

Live Transcript
Live Transcript

De knop 'Live Transcript'/'Closed Caption' opent een popupvenster waarin u verschillende opties kunt kiezen:

  • 'Assign a participant to type' (wijs een deelnemer aan om te typen).
  • 'I Will type' (ik zal typen).
  • 'Copy the API token' (kopieer de API-token).
  • 'Enable Auto-Transcription' (start automatische live transcriptie).
Live Transcript / Closed Caption menu
Live Transcript / Closed Caption menu

Door te kiezen voor het aanwijzen van een deelnemer om te typen, kunnen een onbepaald aantal mensen live ondertiteling typen.

Wanneer u kiest voor 'Ik zal typen' kunt u zelf de ondertiteling typen.

Wanneer u kiest voor 'Kopieer het API-token' dan wordt het API-token naar uw klembord gekopieerd zodat u een derde partij kunt uitnodigen om live ondertiteling aan te maken.

Wanneer u het recht krijgt om 'Closed Captions' te typen, krijgt u een popup venster dat erg lijkt op het chat venster waar u kunt typen. Als u op enter drukt zal de ondertiteling worden uitgezonden naar alle deelnemers die (wanneer 'Closed Captions' is geactiveerd) uw ondertiteling op het scherm kunnen zien.

Als laatste, maar daarom niet minder belangrijk, druk op de knop "Automatische transcriptie inschakelen" om een automatische transcriptie service op te starten die uw live bijeenkomst van onderschrift voorziet. De nauwkeurigheid van deze functie is vrij hoog.

De op één na laatste optie in de werkbalk gaat over het creëren vanbreakout rooms. Deze populaire tool wordt veel gebruikt in het onderwijs voor werkgroepen, brainstormsessies en andere doeleinden.


Door op de knop 'Breakout Rooms' te drukken opent u de volgende popup waarin u kunt kiezen voor de volgende opties:

  • Het aantal breakout rooms (maximaal 50).
    • 20 breakout rooms met een maximum van 500 deelnemers.
    • 30 breakout rooms met maximaal 400 deelnemers.
    • 50 breakout rooms met maximaal 200 deelnemers.
  • Assign automatically (wijs deelnemers willekeurig toe)
  • Assign manually (u kunt handmatig kiezen wie in welke breakout room gaat).
  • Let participants choose room (dit biedt de deelnemers ook de mogelijkheid om naar andere breakout rooms over te stappen).
Create breakout rooms popup
Create breakout rooms popup

Wanneer u "Assign manually" kiest, krijgt u vervolgens een popup-venster te zien met de volgende opties:

  • Rename (geef de breakout room een nieuwe naam)
  • Delete (verwijder de breakout room)
  • Assign (deelnemers aan de breakout room toewijzen
  • Options (kies opties voor de breakout room).
  • Recreate (recreëer een breakout room)
  • Add a Room (voeg een breakout room toe)
  • Open All rooms (start alle breakout rooms).
Manually create breakout rooms popup
Manually create breakout rooms popup
  • Door op 'Assign' te drukken opent u een kleine zijbalk waar u kunt selecteren welke (momenteel nog niet toegewezen) deelnemers u aan deze breakoutruimte wilt toevoegen.
Assign
Assign
  • Door op 'Options' te klikken, opent u de volgende opties:
    • Allow participants to choose room (heft de handmatige/automatische creatie van breakout rooms op).
    • Allow participants to return to the main session at any time (geef deelnemers de mogelijkheid om op elk moment naar de hoofdsessie terug te keren, automatisch ingeschakeld).
    • Automatically move all assigned participants into breakout rooms (verplaats automatisch alle toegewezen deelnemers naar breakout rooms, dit staat standaard aan als automatische toewijzing is gekozen).
    • Breakout rooms close automatically after <x> minutes (breakout rooms sluiten automatisch na <x> minuten, staat standaard op 30 minuten ingesteld).
      • Daarnaast kunt u ervoor kiezen om een melding te krijgen wanneer de tijd om is.
    • Countdown after closing breakout rooms (aftellen na het sluiten van breakout rooms)
      • Set countdown timer <x> seconds (Stel afteltimer voor <x> seconden in, staat standaard op 60 seconden ingesteld).
Options popup
Options popup
  • Zodra u klaar bent om de breakoutsessie te beginnen, klik op 'Open All Rooms'.
  • Er verschijnt een popup die u vertelt dat alle deelnemers zijn uitgenodigd om deel te nemen aan de breakout rooms.
Invite message
Invite message
  • Zodra de sessie in de breakout rooms is begonnen, verandert het popup-venster van de breakout rooms in het volgende.
  • Unassigned (In dit nieuwe venster kunt u nu zien of een persoon nog niet is toegewezen).
  • Join (ga naar een beschikbare breakout room).
  • Broadcast Message to All (zend een bericht naar alle breakout rooms).
  • Close All Rooms (sluit alle breakout rooms, de sessies in de breakout rooms worden onmiddellijk beëindigd).

Er zijn twee manieren om te zien of een deelnemer niet is toegewezen aan een breakout room:

  • In de breakout room popup (zoals hierboven afgebeeld).
  • In de werkbalk op de knop 'Breakout Rooms' die het aantal niet-toegewezen deelnemers weergeeft (indien aanwezig).

Om een deelnemer toe te wijzen die vertrokken is of per ongeluk niet is toegewezen:

  • Open de "Breakout Rooms" popup door te klikken op de "Breakout Rooms" knop in de werkbalk onderin.
  • Beweeg met de muis over de naam van een deelnemer die niet is toegewezen om de knop 'Toewijzen aan' rechts van zijn naam te tonen (zoals hieronder getoond) om vervolgens een pop-out te openen.
  • Klik in de pop-out op de kamer waaraan u de deelnemer wil plaatsen.
Assign to pop out
Assign to pop out

Onderaan het 'Breakout Rooms' venster is de 'Broadcast' knop. Door hierop te klikken opent u een chatbox waarin u een bericht kunt schrijven naar alle breakout sessies, dat verstuurd zal worden zodra u op 'Broadcast' klikt.

Tot slot is er de 'Close all Rooms' knop. Door hierop te drukken wordt de sessie voor iedereen beëindigd en worden de deelnemers na 60 seconden teruggebracht naar de originele sessie (deelnemers kunnen ervoor kiezen hun sessie eerder te verlaten). De deelnemers krijgen een waarschuwing dat de sessie gaat sluiten.

Participant warning
Participant warning

Als u op de knop 'Reactions' drukt, verschijnt er een klein popup-venster waarin u uw reactie kunt laten zien op wat er in de sessie gebeurt.

Reactions
Reactions

De pictogrammen beschikbaar zijn:

  • Klap
  • Duim omhoog
  • Hart
  • Lachen (om een grap bijvoorbeeld)
  • Verbaasd
  • Tada/feest

Deze pictogrammen verschijnen op het scherm van de deelnemer (linksboven) en verdwijnen automatisch na 10 seconden.

Als u op de knop 'End' drukt, verschijnt er een pop-upvenster waarmee (mede)presentatoren kunnen kiezen of ze de sessie voor iedereen willen beëindigen (End Meeting for All) of dat ze de sessie zelf willen verlaten (Leave Meeting).

End
End

Als u opeenvolgende vergaderingen hebt en u wilt deelnemen aan de andere vergadering, dan kunt u dit doen door op de toets deelnemen/beginnen aan vergadering te drukken.

Als u de enige host in de eerste vergadering was zal deze vergadering gesloten worden. Als er nog meerdere andere alternatieve/co-hosts in die kamer zijn zal de kamer open blijven.