Microsoft Teams Live Events

Microsoft Teams Live Events is de webinar software van Office365, die tot 10,000 passieve deelnemers toestaat. Het belangrijkste doel van deze software is een platform bieden voor grootschalige conferenties, seminars en andere online events.

  • Alle medewerkers van de Universiteit Leiden en studentenorganisaties kunnen een Live Event aanvragen.
  • Docenten die webinars willen geven voor groepen met meer dan 300 mensen en met minimale interactie.
  • Organiseren van evenementen voor studenten of over een specifiek onderwerp wat van een grote doelgroep interessant is.
  • Een gastspreker waarbij meer dan 300 studenten bij aanwezig zullen zijn.

*Hou AVG (GDPR) in de gaten bij alle functionaliteiten, en check je voorgenomen onderwijsgebruik bij je Data Privacy Officer. Sla geen gevoelige of persoonlijke informatie op. Denk eraan dat jij bij een opname vooraf toestemming nodig hebt van alle deelnemers aan het (video)gesprek.

  • Een Live Event inplannen: In verband met capaciteit is er maar een beperkt aantal sessies tegelijkertijd mogelijk van Live Events binnen de hele universiteit. Live Events kunnen worden aangevraagd bij ISSC Helpdesk en moeten ruim van te voren worden ingepland. Minimaal 1 week van te voren is aan te raden, maar 48 uur van te voren is noodzakelijk. Er kunnen door de beperkte capaciteit geen garanties worden gegeven of de Live Event ook wordt toegekend op de korte termijn. Het ISSC zal het Live Event voor een specifieke tijd aan je account koppelen. De gebruiker is vervolgens zelf verantwoordelijk de rest van het event zelf in te richten. Meer informatie over het opzetten van een Live Event is te vinden op deze helpdesk portal pagina. Je kunt ook deze video bekijken over het inroosteren van een live event of deze video over het doorlopen van een Live Event van begin tot eind.
  • Een Live Event aanvragen: In de aanvraag naar ISSC moet vermeld worden:
    • Wie de rol van de producer (support staff) op zich neemt.
    • Wie de spreker(s) is/zijn.
    • De datum en tijd van de uitzending.
  • Ondersteuning: De helpdesk van het ISS kan assisteren bij het ontwerp van de Live Event, maar het daadwerkelijk klaar zetten van het Event is aan de gebruiker.
  • Houd rekening met:
    • Interactie, discussie en zichtbaarheid van andere deelnemers is zeer gelimiteerd.
    • Als een streaming platform is er een vertraging in de uitzending van ongeveer 30 seconden.
    • Ondersteuning door medewerkers bij Teams Live Events is noodzakelijk, waaronder een moderator en een producent.
    • Deelnemers zijn niet zichtbaar via een webcam, maar kunnen in een Q&A chat panel vragen stellen.
    • Live Events ondersteunt geen break out rooms.
    • Om interactie te vergroten kunnen er tools van derde partijen (zoals quizzen en polls) ingezet worden, en dan gedeeld op het scherm door de presentator.

Handleidingen

Microsoft Teams: Een live event organiseren >>

ISSC helpdesk over het opzetten van een Live Event

How to Schedule MS Teams Live Events (for education) >>

Korte video van Universiteitsbibliotheek Leiden over het plannen van een MS Teams Live Event

A Live Event, from Start, to Live, to End >>

Video van Universiteitsbibliotheek Leiden over het doorlopen van een MS Teams Live Event van begin tot eind

Ondersteuningswebsite Microsoft >>

De ondersteuningswebsite van Microsoft over MS Teams Live Events