Microsoft Teams

Microsoft Teams is een krachtige samenwerkingsomgeving, die gebruikt kan worden voor het hosten en plannen van vergaderingen (videogesprekken), het voeren van fora-discussies, het maken van opnames (volgens AVG richtlijnen), het delen van - en samenwerken in - documenten en vele andere activiteiten Het heeft veel handige toepassingen voor samenwerking en communicatie. Bekijk deze pagina om te besluiten of Microsoft Teams een oplossing is voor jouw onderwijs.

Het laatste nieuws over de functionaliteiten en het gebruik van Microsoft Teams binnen Universiteit Leiden is te vinden op deze helpdesk portal pagina.

  • Alle medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden hebben toegang tot Microsoft Teams via Office 365. Inloggen gebeurd met de ULCN gebruikersnaam @vuw.leidenuniv.nl en je UCLN wachtwoord.
  • Gastmedewerkers met een tijdelijke status, hebben niet automatisch toegang tot Microsoft Teams. Deze gebruikers kunnen een account aanvragen via ISSC helpdesk. Gastdocenten en anderen zonder ULCN account kunnen door middel van hun e-mailadres worden toegevoegd aan MS Teams.
  • Alle medewerkers van de Universiteit Leiden kunnen momenteel een Team omgeving aanmaken. Teams kunnen tot 10,000 leden hebben. Er kunnen maximaal 300 mensen aan een videogesprek deelnemen. Video gesprekken kunnen van tevoren of op het moment zelf gestart worden.
  • Het is ook mogelijk mensen uit te nodigen en hen zelf te laten kiezen of ze lid willen worden. Uitleg hierover is te vinden op deze helpdesk portal pagina.
  • Chat, kanalen en de documenten deelfunctie, om studenten vragen te laten stellen en beantwoorden en voor het geven en ontvangen van feedback.
  • Breakout Rooms in een videogesprek of verschillende kanalen in een team voor kleine interactieve sessies of discussies.
  • (Video) gesprekken voor grote interactieve sessies of met gastsprekers.
  • (Video) gesprekken voor één-op-één gesprekken of mondelinge examens.
  • Lecture capture voor het opnemen van colleges.

*Hou AVG (GDPR) in de gaten bij alle functionaliteiten, en check je voorgenomen onderwijsgebruik bij je Data Privacy Officer. Sla geen gevoelige of persoonlijke informatie op. Denk eraan dat jij bij een opname vooraf toestemming nodig hebt van alle deelnemers aan het (video)gesprek.

  • Inloggen: Alle medewerkers en studenten van de Universiteit Leiden hebben toegang tot Microsoft Teams via Office 365. Inloggen gebeurd met de ULCN gebruikersnaam @vuw.leidenuniv.nl en je UCLN wachtwoord.
    • Bijvoorbeeld: jannsenp@vuw.leidenuniv.nl voor een medewerker, of s4174965@vuw.leidenuniv.nl voor een student.
  • Teamleden toevoegen: Dit kan op twee verschillende manieren: met een code die een universele link maakt, of door gebruikers handmatig toe te voegen. Studenten zullen zichtbaar zijn in de user search. Als je een link gebruikt kan het nog steeds zo zijn dat niet iedereen met de link MS Teams ook kan binnenkomen. Je kunt met een link tevens niet voorkomen dat andere gebruikers zich ook toegang verschaffen. Zie dit blog over Troll Control.
  • Een videogesprek plannen: Je kunt een call spontaan of gepland starten in een kanaal in de Teams. Je kunt ook de Kalender tab gebruiken om de call in te plannen. Het is ook mogelijk, als jouw versie dat toestaat, om via Outlook een vergadering in te plannen. Kijk naar deze tutorial hoe je een vergadering in Microsoft Teams aanmaakt. Het is erg belangrijk om internetverbinding en bandbreedte te checken als je een (video) vergadering start. De meeste technische problemen in (video) vergaderingen worden veroorzaakt door problemen aan de gebruikerskant met het internet. Zie dit document voor advies wat je hier aan kunt doen. Houd er ook rekening mee dat verbindingsproblemen altijd kunnen gebeuren.
  • Het videogesprek hosten: Microsoft Teams ondersteunt (video) vergaderingen die audio, en als daar de voorkeur naar uitgaat video, gebruiken. Een maximum van 9 deelnemers is zichtbaar op het scherm, en de spreker kan met een pin vastgezet worden onder presenter mode.
  • Tools gebruiken: Gedurende het videogesprek zijn er verschillende tools en tips die je kunt gebruiken.
    • ledere (video) vergadering creëert een aparte chat waar deelnemers, spreker en moderator dingen met elkaar kunnen bespreken, vragen kunnen stellen en elkaar kunnen ondersteunen. Je kunt ook links delen. Deze chat draad blijft beschikbaar in het kanaal waar het was gestart of in de chat tab (als de vergadering op een andere manier was gestart).
    • Groepen bestaande uit meer dan 25 personen hebben baat bij een moderator. Moderatoren helpen met het verwerken, verzamelen en beantwoorden van vragen, zorgen ervoor dat overmatig audio en video geluid minimaal is, en kunnen de betrokkenheid van de deelnemers managen.
    • In Teams kun je breakout rooms creëren of dingen op je scherm delen, bijvoorbeeld voor een presentatie of documenten die nog niet met de groep gedeeld zijn. Terwijl je het scherm deelt, blijf je als spreker ook zichtbaar. Dit betekent dat je zichtbaar blijft voor studenten terwijl je de slides laat zien.
    • Check bij je ICTO coördinator welke polling tools beschikbaar zijn binnen jouw faculteit.
    • In de video vergadering kan je onder andere opties “ Start Recording” selecteren. Het is aan te bevelen om een extra microfoon en een betere webcam te gebruiken om de kwaliteit te verhogen. De opname laat zowel je webcam als je gedeelde scherm zien, of als je dat wilt alleen je webcam. Wees je er van bewust dat de opname de hele interface laat zien, dus ook toolbars en tabs in teams, alsook de video en audio van andere aanwezigen in het gesprek. De opname slaat op als een .mp4 file, maar in tegenstelling tot het bericht op het scherm zal dit niet in de cloud worden opgeslagen maar lokaal op je computer voor 21 dagen. Voor een langere opslag is het belangrijk om de file te downloaden en naar het Kaltura Video portaal te verplaatsen.

Handleidingen

Brightspace support site Universiteit Leiden >>

Hoe werkt de Microsoft Teams Course connector?

How to Teach Online with Microsoft Teams - A Guide for Teachers >>

Een video van ICLON met praktische tips voor het modereren van colleges in Microsoft Teams

ISSC helpdesk >>

De ISSC helpdesk met informatie, tips en documenten over Microsoft Teams

Medewerkerswebsite Universiteit Leiden >>

Tips van Universiteit Leiden over hoe je snel en makkelijk met Microsoft Teams aan de slag kan gaan

Ondersteuningswebsite Microsoft >>

De ondersteuningswebsite van Microsoft over Microsoft Teams

FAQ

Voor meer informatie kun je de medewerkerswebsite bezoeken.

  1. De zoek methode
    Je kunt anderen per persoon vinden en toevoegen via hun studenten nummer of achternaam. In deze handleiding vind je meer informatie.
  2. Deel een team code of link
    Je kan een team code of directe link genereren voor je studenten. Deze methode is sneller dan de “zoek methode”, maar aangezien iedereen met de link of code toegang kan krijgen tot je team brengt dit wel veiligheidsproblemen met zich mee.

Je kunt deze handleiding raadplegen voor meer informatie over beide opties.

Nee, op dit moment is dit niet mogelijk.

Ondanks dat in bulk toevoegen technisch gezien mogelijk is, is het ISSC momenteel niet in staat om het in bulk toevoegen van studenten te ondersteunen, aangezien er onder de huidige capaciteit en prioritisering geen betrouwbaar script voor ontwikkeld en getest kan worden. Dit kan veranderen in de toekomst.

Het ISSC is wel in staat om een groot aantal aan Microsoft Teams op te zetten als ze de namen van de gebruikers hebben.

Voor mentorgroepen en andere privé groepen geldt voor nu het volgende advies:

  1. Volg deze instructies om een code aan te maken waarmee studenten toegang kunnen krijgen, stuur deze naar je studenten, en laat ze zichzelf aanmelden.
  2. De volgende stap is om per groep een privé kanaal te maken, en de mentor of tutor de studenten aan deze groepen toe te laten voegen. Op deze manier verdeel je deze handmatige taak over meerdere mensen en verlicht je de druk omdat het in dit geval gaat om het toevoegen van rond de 15 studenten.

Belangrijk: er bestaan niet ondersteunde plugins voor het bulk toevoegen die nogg door Microsoft ontwikkeld zijn. We adviseren echter deze niet te gebruiken, aangezien dit wat technische kennis van de medewerker vereist. Het ISSC kan niet assisteren in het toevoegen zelf of onverwachte problemen die kunnen voorkomen zoals studenten die niet met hun UCLN account worden toegevoegd waardoor sommige scripts binnen Microsoft Teams zonder waarschuwing stoppen met werken.

Tijdens een gesprek kan je de link van het gesprek vanuit de deelnemers lijst kopiëren en met anderen delen via e-mail.

bekijk alle FAQ